Zmiana wysokości diety w czasie krajowej podróży służbowej

Informujemy, że od 28 lipca br. kwota diety w czasie krajowej podróży służbowej wynosi 38 zł za dobę podróży, zamiast dotychczasowych 30 zł.
Nowelizacja nastąpiła na mocy Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 1481).
Zgodnie z literalnym brzmieniem rozporządzenia dotyczy ono diet dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, jednak stawki te stosowane są także w firmach prywatnych oraz mają wpływ na inne rozliczenia, w tym podatkowe.

Wysokość diety	Wysokość do 27 lipca 2022 r.	Wysokość od 28 lipca 2022 r.
Dieta gdy podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety (gdy podróż trwa mniej niż 8h – dieta nie przysługuje)	15 zł	19 zł
Dieta gdy podróż służbowa trwa ponad 12 godzin - przysługuje 100% diety	30 zł	38 zł
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Dotyczy to również przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 25% diety	7,50 zł	9,50 zł
2) obiad - 50% diety	15 zł	19 zł
3) kolacja - 25% diety	7,50 zł	9,50 zł

Zwolnienie z PIT

Co do zasady diety stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, ale można zastosować zwolnienie z PIT. Zwolnienie z PIT przysługuje w odniesieniu do:

diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT);

oznacza to zwolnienie z PIT do kwoty 38 zł za dobę podróży;

dodatku za rozłąkę przysługującego na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy

- do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt. 18 ustawy o PIT).
We wskazanych przepisach znajduje się odwołanie do wskazanego powyżej zmienianego Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - oraz podwyższanej wysokości diety.

Wyłączenie z kosztów podatkowych

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt. 52 ustawy o PIT).
Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca przewiduje diety wyższe niż 38 zł na dobę, to tylko w takiej wysokości można zastosować zwolnienie z PIT oraz tylko w wysokości 38 zł za dobę możliwe jest uznanie za koszty podatkowe diet. W pozostałym zakresie wystąpi przychód po stronie pracownika oraz NKUP w rozliczeniach służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Wpływ zmiany wysokości diety na inne rozliczenia

Zmiana wysokości diety ma wpływ na wysokość innych rozliczeń, których wysokość została uzależniona od wysokości diety.

Rodzaj należności	Wysokość do 27 lipca 2022 r.	Wysokość od 28 lipca 2022 r.
Maksymalna kwota zwrotu kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie - następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową	600 zł (20 x 30 zł)	760 zł (20 x 38 zł)
Ryczałt za nocleg dla pracownika któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku – przepisy przewidują w wysokości 150% diety	45 zł (30 zł x 150%)	57 zł (38 zł x 150%)
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - przepisy określają w wysokości 20% diety - za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej	6 zł (30 zł x 20%)	7,60 zł (38 zł x 20%)

Wpływ na spółki

Spółki powinny uwzględniać w rozliczeniach pracowniczych podróży służbowych od 28 lipca br. zwiększone kwoty diet. Dotyczy to w szczególności wysokości kwoty zwolnienia podatkowego w PIT i możliwości uznania za koszt podatkowy wydatków na pokrycie diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Należy także pamiętać o zmianie wysokości: maksymalnej kwoty zwrotu kosztów za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, ryczałtu za nocleg dla pracownika, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.