FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Najlepiej istotę outsourcingu przedstawiają słowa Henry’ego Forda z 1923 roku:

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.”

Outsourcing polega zatem na przekazaniu zadań, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danym obszarze.

W Business Support Solution zajmujemy się outsourcingiem usług w pełnym zakresie, polegającym na kompleksowej obsłudze w ramach podpisanej umowy ale i w wybranych obszarach. Taka możliwość wyboru pozwala nam „uszyć” zakres świadczonych usług na miarę aktualnych potrzeb klienta.

Tak. Wielkość firmy nie ma znaczenia. Wystarczy, że pozwolisz nam dobrze zbadać procesy Twojej firmy, a my zaprojektujemy Ci usługę dostosowaną do specyfiki i skali działalności Twojego biznesu.

Wśród najważniejszych korzyści z tytułu outsourcingu należy wymienić:

1.OSZCZĘDNOŚCI

Finansowe – redukcja kosztów nawet o 30%, a wśród nich między innymi:

• redukcja kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników (koszty wynagrodzeń, absencji, urlopów, podatków, szkoleń, rekrutacji itp.)
• redukcja kosztów utrzymania stanowiska pracy (komputery, telefony służbowe, wyposażenie biurowe, w tym również amortyzacja sprzętu)
• oszczędności wynikające z braku konieczności zakupu i aktualizowania oprogramowania komputerowego, nowych technologii
• ograniczenie poziomu inwestycji, ponieważ płaci się za usługę, a nie inwestuje
np. w infrastrukturę pionu księgowo-podatkowego
• odciążenie firmy z konieczności rozwijania know-how w dziedzinie niebędącej jej kluczową kompetencją
• oszczędności związane z utrzymaniem powierzchni biurowej, bądź uwolnienie powierzchni biurowej do innego wykorzystania, np. na powiększenie działu sprzedaży

Czasowe – związane między innymi z obsługą kontroli skarbowych, audytów oraz z czasochłonnym jak i kosztownym procesem rekrutacji specjalistów

Zasobów - uwolnienie zasobów i potencjału firmy pozwala skupić się na zadaniach strategicznych i tzw. „core businessie” firmy

2.JAKOŚĆ

• Dostęp do wiedzy eksperckiej, narzędzi operacyjnych, nowości technologicznych, a także wsparcia wysoko wykwalifikowanych specjalistów
• Optymalizacja procesów

3.BEZPIECZEŃSTWO

• Ograniczenie ryzyka związanego z koniecznością interpretacji przepisów, przejęcie ryzyka związanego z możliwością popełnienia błędów (obowiązkowe i dodatkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej)
• Zapewnienie kontynuacji działalności firmy poprzez zagwarantowanie zasobów ludzkich – ciągłość usługi
• Zwiększenie bezpieczeństwa i poufność danych, uniezależnienie firmy od osób, które posiadają bezpośredni dostęp do informacji tajnych, zabezpieczenie danych

Outsourcing, to sposób na efektywniejszą kontrolę Twojego biznesu… przez Ciebie samego.

Jak to zrobić?:

• dokonaj właściwego zdefiniowania procesów zleconych na zewnątrz, by móc kontrolować ich efektywność i jakość, zrób to najlepiej po etapie wdrożenia usług
• monitoruj stan faktyczny i realizację celów wcześniej ustalonych
• zawsze szczegółowo zapisuj w kontrakcie zakresy odpowiedzialności
• ustal Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI), pozwalające kontrolować nie tylko przebieg, ale także jakość procesów

• W fazie doboru dostawcy usług - kieruj się jakością systemów zabezpieczeń danych klienta (czytaj referencje)
• Ustal politykę bezpieczeństwa (dane wrażliwe, dane zwyczajne i zapisz je w umowie)
• Skontroluj systemy zabezpieczeń o ochronie danych we własnej firmie
• Stwórzcie szczelny kanał komunikacji

Kluczowe Wskaźniki Efektywności (ang. Key Performance Indicators), to finansowe i niefinansowe wskaźniki, które pozwalają Ci kontrolować nie tylko przebieg, ale także jakość realizacji celów przez outsourcer’a. Są kluczowym elementem umowy outsourcingowej.

Podstawowe zasady KPI, o których musisz pamiętać przy ich wyznaczaniu:

• są mierzalne
• są zrozumiałe dla obu stron
• mają prostą formę przekazu
• są zgodne z systemem oceny jakości świadczonych usług outsourcingowych
• powinny być regularnie raportowane przez outsourcer’a

To umowa o świadczenie usług (ang. SLA, czyli Service Level Agreement) określająca zakres świadczonych usług, obowiązki stron, odpowiedzialność i zasady wynagradzania. Im precyzyjniej jest spisana, tym większe jest poczucie bezpieczeństwa klienta i jego przekonanie o pełnej kontroli. A dobrze sformułowania umowa to taka, która rozwiewa pierwotne obawy klienta i odpowiada wszystkim jego potrzebom.

• Termin rozpoczęcia i zakończenia umowy
• Zakres świadczonych usług
• Harmonogram wdrożenia usług
• KPI
• Wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług
• Zakres odpowiedzialności
• Podział obowiązków stron
• Kary umowne
• Okres wypowiedzenia
• Zapisy o zapewnieniu utrzymania bezpieczeństwa i poufności danych przekazanych w outsourcing